Повышение эффективности шаг за шагом

Зачем нужна доска визуализации?

dry-erase-board-1-1436693

Статья расскажет вам, что такое Экран Оперативного управления и нужен ли он в вашем подразделении? Также Вы научитесь создавать экран самостоятельно и узнаете, как сделать его действительно полезным как для вас, так и для сотрудников. А в помощь Вам мы подготовили несколько примеров реальных экранов, которые вы сможете скачать  после регистрации на сайте.

 

Для начала проведем экспресс-тестирование. Отметьте галочкой, те утверждения, с которыми вы согласны:

  • к вам регулярно обращаются сотрудники за согласованием выходных, отпускных дней и вы вместе с ним выясняете все ли его напарники по разным проектам поддержат работоспособность в эти дни;
  • вы поручаете “срочные” задания обычно одним и тем же сотрудникам по принципу — они точно справятся, а не руководствуетесь объективной загрузкой персонала;
  • в коллективе есть вечно недовольные своим большим объемом работ;
  • при появлении нового проекта вам приходится собирать коллектив и выяснять текущее положение дел у каждого, чтобы решить кому поручить новую задачу.

 

Если вы отметили хоть один пункт, значит без визуального управления работой отдела вам не обойтись!

 

Доски визуализации служат инструментом единой системы обмена информации и помогают обеспечивать соблюдение рабочих стандартов, выполнение работ согласно графика и  без ошибок. В прошлой статье мы как раз говорили об визуализации прохождения процесса как эффективного способа борьбы с ошибками.

Сегодня затронем тему организации планирования работы подразделения. Для этой цели  мы рекомендуем использовать  экран оперативного управления.

 

ОПЕРАТИВНОЕ УПРАВЛЕНИЕ — управление текущими событиями, включающее оперативное планирование, оперативный учет, оперативный контроль.

Словарь «Борисов А.Б. Большой экономический словарь. — М.: Книжный мир, 2003. — 895 с.»

 

Экран оперативного управления – простой и в тоже время мощный инструмент для организации и планирования работы в подразделении в наглядном и простом для понимания виде.

Экран поможет вам, как руководителю, решить следующие вопросы:

1 – наглядно представлять загрузку каждого сотрудника;

2  — правильно распределять вновь возникающие задачи между персоналом;

3 – информировать всех работников подразделения о планах работы и загрузке остальных;

4 – оперативно подхватить «зависшие» вопросы при незапланированном отсутствие (например больничных);

5 – организовать планирование на перспективу, а не только тушить «горящие» дела;

6 —  обеспечить контроль за выполнением поставленных задач;

7 — создать благоприятную атмосферу в коллективе.

 

Любой руководитель всегда знает, чем заняты его сотрудники. И по мере своих сил, регулярно подбрасывает им новые вопросы для решения. ☺  При этом сами сотрудники чаще всего хорошо представляю только свой фронт работ. А чем занимается сосед – дело десятое, но он (сосед) точно не сильно-то и занят по сравнению со мной. Так обычно и думают наши сотрудники. Чтобы изменить такую ситуацию, предлагаем вам создать экран оперативного управления.

На рисунке вы видите один из вариантов исполнения.

Слайд1

 

А теперь по порядку.

 

Какой период времени должен охватывать экран: в зависимости от характера вашей работы вам самим надо определить период времени для представления на экране. Это напрямую зависит от длительности этапов вашей работы. Рассмотрим несколько примеров реального использования:

1 – экран оформляется на весь месяц от 1 числа до 30 (31). Каждый месяц красными стикерами помечаются текущие выходные. Удобно использовать при длительном планировании работ, в проектах, когда каждый этап занимает несколько дней. Минус один – требуется боооольшая стена, метра 3-4.

2  — экран охватывает работы квартала. В этом случае, каждая неделя выглядит как отдельный столбец. Такой формат удобно использовать при растянутости работ во времени, если каждый этап занимает неделю и более. На длительный период наглядно видно занятость, отсутствие в отпусках, командировках.

Слайд2

Обычно при таком планировании работ, в строку «сделано» перемещаются только выполненные срочные задания.

3 –экран охватывает только одну текущую рабочую неделю, с понедельника по пятницу.

Разумно использовать данный вариант при работах с этапами небольшой длительности.

 

4  — если у вас большой коллектив, но который может быть разделен на группы (по проектам, направлениям, задачам и т.д.) и у группы есть руководитель, то в таком случае мы можете использовать несколько экранов:

  • у руководителя размещается экран, который отражает состояние дел в целом по группам;
  • а в кабинетах групп — уже подробные экраны с планированием работ отдельных сотрудников.

Причем тут уже вам самим решать какой временной интервал будет на разных экранах. Обычно руководителю достаточно видеть более крупные интервалы организации работ — неделя или даже месяц, а для исполнителей интервалы должны быть более мелкие.

 

Как разрабатывается: все работы по созданию экрана проводятся совместно с сотрудниками. Выделите пару часов для обсуждения внешнего вида и способа изготовления. Объясните цель разработки данного экрана. И тут возникнет много вопросов от сотрудников. “Зачем нам это? Мы и так все знаем.”

Лично я сама первый опыт разработки такого экрана получила при работе в проектном отделе. Мы, сотрудники, сами столкнулись с кучей мелких организационных проблем, таких как:

  • вечная нервозность — что свалится на нашу голову через 2 недели — сплошные непонятки…
  • по каждому проекту есть основной и резервный менеджер, причем в разных проектах работаешь в парах с разными людьми, а при планировании отпуска пока со всеми не согласуешь — никуда не пойдешь;
  • когда возникает новый и особенно интересный проект каждый “тянет одеяло на себя”, порой не совсем оценивая риски с уже существующими проектами
  • в целях саморазвития и повышения навыков мы периодически старались принять хоть разовое участие в мероприятиях по другим проектам — посмотреть на особенности работы с группами, способы выстраивания отношений и т.д.

А для разрешения всех этих вопросов надо было прозрачно представлять свою загрузки и планы других коллег. Какое то время по всем этим вопросам регулярно ходили к нашему шефу. А потом решили разобраться сами и в итоге получился экран, на котором каждый планировал свои дела на ближайший квартал и мог увидеть планы остальных коллег. Чем прозрачнее ситуация по загрузке — тем спокойней коллектив :). Руководству опять же хорошо — четко видно кто и чем занимается, когда освободится, на какой момент можно запланировать общие дела отдела, кому поручить “горячие” вопросы.

Поэтому обсудите эти вопросы со своим коллективом. Уверена, у вас не раз возникали похожие проблемы с планированием дел каждого отдельного сотрудника. Далее выслушайте все мнения о временном периоде. Определите условные обозначения, порядок заполнения и перемещения стикеров.

 

Кто заполняет: лучший способ заполнения — это самостоятельное заполнение текущего плана работ самим сотрудником, обсуждение с руководителем и корректировка при необходимости. Срочные задачи на экране размещает руководитель, при этом не забывает ставить сотрудников в известность, чтобы не получилось, что сотрудник узнал о задаче, когда все сроки прошли.

 

Где размещать: экран всегда размещается на стене в общем помещении подразделения. Чтобы каждый сотрудник мог подойти, спланировать  свои работы на ближайший период.

 

Из каких материалов: обычно используют два варианта.

Первый – магнитно- маркерная доска. На ней удобно оформить структуру экрана с помощью цветной изоленты. При необходимости вы всегда сможете «перерисовать» внешний вид.

Второй вариант – более простой – ватман А1 или рулон бумаги.

Задания обычно пишутся на листах стикера и клеятся на поверхность экрана. Использование стикеров позволяет при необходимости легко перемещать задачи между исполнителями. Убирать в сторону уже выполненные задачи.

И еще пара советов:

  • рекомендую оживить экран фотографиями самих сотрудников. Это добавит жизненной энергии. ☺
  • отлично зарекомендовала себя практика еженедельного проведения планерки около экрана управления. Логично, планерка на то и нужна чтобы планировать.  ☺
  • на практике экран управления очень удачно совмещать со стендом хейдзунка, который способствует выравниванию рабочего графика. Об этом мы расскажем в следующей статье.

 

Используйте этот простой инструмент наглядного планирования и вы не сможете от него отказаться. ☺

 

Прослушать статью:

 

 

Скачать подкаст этой статьи:


Также вы можете скачать примеры оформления экрана управления подразделения (доступ для скачивания всех бесплатных дополнительных материалов предоставляется после регистрации).

СКАЧАТЬ

 

Не забывайте оставлять  ваши комментарии и пожелания  внизу страницы.

Similar posts
  • Как внедрить бережливое производство ... Эта статья для тех, кто уже твердо решил, что в его компании необходимы перемены, но плохо себе представляет: с чего начать и как будет выглядеть этот процесс.   Любое внедрение изменений — это последовательное проведение мероприятия или выполнение действий. Внедрение бережливого производства — это комплекс мероприятий направленных, прежде всего, на изменение мышления сотрудников компании. И [...]
  • Где найти резервы для роста производи... Не секрет, что наши сотрудники допускают ошибки. И эти ошибки выявляются либо на следующем этапе обработки документов/заказов или, что еще хуже для компании, уже самим клиентом. К чему приводят ошибки? Практически в два раза возрастает время на данный этап обработки документа/заявки,  ошибки негативно сказываются на общем качестве продукта/услуги, приводят к увеличению длительности выполнения заказа, снижению [...]
  • Виды потерь и реальные примеры их рас... Виды потерь и реальные примеры их расчета в денежном выражении. Часть первая. Статья поможет вам разобраться в видах потерь, покажет примеры в окружающей жизни,  а также научит считать деньги, которые компания теряет из-за них. Вам в помощь предлагается файл с примерами  расчета потерь (для скачивания необходимо зарегистрироваться).   ТРАНСПОРТИРОВКА Еще одна потеря – транспортировка— излишнее перемещение [...]
  • Виды потерь и реальные примеры их рас... Бережливое производство — это устранение потерь. Что же подразумевает слово «потери»? Статья поможет вам разобраться в видах потерь, покажет примеры в окружающей жизни,  а также научит считать деньги, которые компания теряет из-за них. Вам в помощь предлагается файл с примерами  расчета потерь (для скачивания необходимо зарегистрироваться). Большая часть материалов на эту тему, представленная в книгах, детально описывает [...]
  • Три шага на пути создания конкурентно... В статье Вы узнаете о взаимосвязи между созданием конкурентного преимущества и цепочкой создания ценности, а также какие три первых шага на пути к созданию конкурентного преимущества Вам необходимо сделать. На реальных примерах увидите, что такое ценность для клиента, как из множества операций бизнеса выбрать процесс, оптимизация которого обеспечит конкурентное преимущество компании. Также Вы узнаете о [...]

Пока нет комментариев

Добавить комментарий

Подписка на новости

Ваш e-mail:

Delivered by FeedBurner