Повышение эффективности шаг за шагом

Как сделать СОП или Standart work. Пошаговое руководство.

В этой статье вы узнаете, что такое Standart Work или СОП и нужен ли он в вашей организации? Также Вы поймете отличие СОП от инструкций и других нормативных документов, научитесь создавать СОП самостоятельно и узнаете, как сделать его действительно полезным и рабочим инструментом. Также в помощь Вам мы сделали несколько шаблонов СОП для заполнения и пример готового стандарта, которые вы сможете скачать  после регистрации на сайте.

OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Экспресс-тест: Нужны ли в вашей организации Standart Work или СОПы (стандартные операционные процедуры).

Отметьте галочкой, те утверждения, с которыми вы согласны:

  • в течение рабочего дня мои сотрудники спрашивают друг у друга или у меня: где, что лежит; как работает то или иное оборудование, программа или аппарат; порядок действий при выполнении  какой-либо операции;
  • в вашей организации бывает некачественное (с ошибками или дефектами) выполнение работ/предоставление услуг/производство товаров и т.п.;
  • в вашей организации бывают случаи задержек по срокам;
  • в вашей организации произошли какие-то изменения: новое оборудование, новый процесс, новый формат работы и т.д.;
  • вы планируете передать часть работы другому специалисту.

Если вы отметили хоть один пункт, значит без СОП вам не обойтись!


Нормативные документы различного уровня устанавливают критерии и индикаторы, обеспечивающие качество производимой продукции/предоставления услуг, отвечая на вопрос — что нужно делать правильно. Однако они не отвечают на второй вопрос обеспечения качества — КАК нужно делать правильно, КОГДА, ГДЕ и КТО должен делать. Стандартные операционные процедуры (СОПы)  или стандарты (Standart Work) — документально оформленные инструкции по выполнению рабочих процедур или, иными словами, формализованные алгоритмы выполнения действий, исполнения требований нормативных документов производства продукции/выполнения услуг в вашей компании.


 

КАК СДЕЛАТЬ СОП?

 

Шаг 1.  Выбрать программу для написания СОП.

Самое главное отличие Standart Work от других подобных документов — это то, что в нем должно быть 80% картинок и только 20% текста!

Поэтому программу для создания СОП вам необходимо выбирать таким образом, чтобы картинки (фото) легко вставлялись и читались. А также в зависимости от того, с какой программой вам лично удобнее работать, в том случае, если вы делаете СОП самостоятельно.

В моей практике чаще всего я использую Microsoft Power Point (особенно удобен, если необходим альбомный вид) и Microsoft  Word.

 

Шаг 2. Подготовить шаблон СОП для заполнения.

Шаблоны могут быть различной формы и вида, какого-то стандартного не существует. Но, как правило, они включают в себя следующие основные элементы:

  1. Номер шага/действия.
  2. Картинка/фото действия/шага.
  3. Описание шага/действия
  4. Необходимые ресурсы/материалы для выполнения действия/шага.
  5. Время необходимое на выполнение действия/шага.

Примеры различных шаблонов стандартов для заполнения вы можете скачать дополнительно после регистрации на сайте

СКАЧАТЬ

 

Шаг 3. Заполнить шаблон

Картинка/фото действия/шага. Заполнение шаблона необходимо начинать с фотографий или картинок действий или схемы процесса, т.е. фокус должен быть на них. Все остальные элементы должны просто дополнять или пояснять показанное на картинке, например, стрелками, цифрами и т.п. (см. ниже)

Рисунок 1

Описание шага/действия. Описание шага должно быть краткое и однозначно к пониманию. Пример текста к выше показанной картинке

Рисунок 2

Если вы описываете шаг в процессе выполнения, которого чаще всего совершают ошибки, то можно использовать восклицательные знаки или другие обозначения обращающие внимание.

Помните, что идеальный стандарт должен быть не более 1 листа, поэтому будьте кратки и лаконичны, а более подробные пояснения можно сделать в другом документе ссылку или номер, на который  указать в отдельном поле.

Необходимые ресурсы/материалы для выполнения действия/шага.  Здесь указывается то, без чего не сможет исполнитель выполнить это задание.  К ресурсам мы можем отнести следующее: программное обеспечение, доступ на сайт, разрешение на вход в помещение и т.п. Также здесь мы можем сразу сделать ссылку на документ или ресурс, где можно получить необходимое.

К материалам можно отнести: оборудование, специальную одежду, канцелярские принадлежности и т.п.

Для компактности расположения информации в стандарте обозначение ресурсов/ материалов можно использовать знаки или небольшие картинки (пример смотрите ниже).

Рисунок 3

Время необходимое на выполнение действия/шага. В этом поле необходимо указывать время, которое тратит на выполнение данного шага самый быстрый и опытный сотрудник. Обязательно необходимо сделать фактический замер, а лучше 2-3!

Для лучшего представления того, как может выглядеть СОП, предлагаю Вам ознакомиться с одним из стандартов, который был сделан мною для удаленного помощника по поддержке сайта (без опыта у него подобной работы).

СКАЧАТЬ

 

Шаг 4. Постоянно улучшать СОП.

Процесс улучшения будет происходить в следующих случаях:

  • при жалобах сотрудников на то, что время выполнения не соответствует (сотрудник не успевает выполнять действие в указанное время);
  • при обнаружении ошибки или брака в конечном результате работы;
  • при обнаружении при проверке несоответствия фактического времени выполнения и указанного в СОП (необходим регулярный контроль соответствия);
  • при обнаружении несоответствия фактически используемых материалов заявленным.

Во всех этих случаях необходимо будет встать за спиной сотрудника и проверить, что он делает не так и указать на несоответствие. Или, если сотрудник обнаружил более оптимальный способ выполнения операции, внести изменения в СОП.

Для того чтобы сотрудники самостоятельно работали над улучшением своих стандартов можно сделать дополнительную мотивацию (материальную или нематериальную).

Также необходимо не забывать вносить изменения в СОП в случае изменений в процессе работы самой организации (изменение программного обеспечения, порядка получения доступов, мест хранения или расположения материалов или оборудования и т.д.)

 

Шаг 5. Размещение

Размещать стандарт обязательно необходимо  непосредственно в месте выполнения работ. Например, если вы сделали стандарт для работы с копировальным аппаратом, то его можно заламинировать (для увеличения срока эксплуатации) и разместить непосредственно над оборудованием, в прямой видимости для всех пользователей.

Или, если вы сделали СОП для работы сотрудника, который не стоит на месте, то стандарт можно разделить и каждую часть разместить в том месте, где он выполняет шаг процесса. Или оформить документ в виде брошюры, но таким размером, чтобы было удобно носить с собой.

 

В заключение

Для того чтобы СОП действительно был рабочим инструментом, все проблемы связанные с процессом, по которому есть стандарт, необходимо обсуждать только с документом в руках.

Рабочий СОП незаменим при обучении нового сотрудника или при необходимости срочно заменить кого-то, а также это прекрасный способ отслеживать любые отклонения от нормы (ошибки, брак, задержки и т.д.) Как руководитель, с СОП вы точно сможете прогнозировать объем работ ваших сотрудников и контролировать процесс постоянного повышения качества!

 

Дополнительные материалы (доступ для скачивания всех бесплатных дополнительных материалов предоставляется после регистрации):

Шаблоны СОП для заполнения — СКАЧАТЬ

Пример готового СОП — СКАЧАТЬ

 

Прослушать статью:

 

Скачать подкаст этой статьи:


Не забывайте оставлять свои комментарии и вопросы внизу страницы!

 

Similar posts
  • Вытягивание  Вытягивание (pull) — каскадная система производства, при которой поставщик (внутренний поставщик), находящийся выше по потоку, ничего не делает до тех пор, пока потребитель (внутренний потребитель), находящийся ниже, ему об этом не сообщит. Лучший способ понять и прочувствовать логику и преимущества вытягивания продукта состоит в том, чтобы, начав плясать от реального потребителя, испытывающего потребность в реальном [...]
  • Непрерывное течение потока создания ц... Непрерывное течение потока создания ценности —  всем нам надо побороть в себе … разделять работу на партии и выполнять ее по отделам, так как существует более эффективный и разумный способ, когда продукт, проходя путь от сырья до готового изделия, подвергается обработке непрерывно. Для повышения эффективности надо акцентировать внимание не на предприятии и оборудовании, а на продукте и [...]
  • 6 обязательных элементов эффективной ... За свою карьеру я несколько раз возглавляла различные подразделения и несметное количество раз была руководителем проектов.  И, честно говоря, я не совсем довольна собой как управленцем (как впрочем, почти каждый руководитель, с которым я разговаривала :-)). Пытаясь понять причину собственного недовольства, я задала себе вопрос: “А что, как руководитель, я должна была делать?” Казалось бы, ответ прост: [...]
  • Как эффективно проводить утренние пла... Работая с клиентами, я вижу, что практически каждый руководитель (один, пять или 100 человек у него в подчинении — это не важно!) проводит утром планерку или пятиминутку, при этом почти каждый делает это неэффективно. Как я это понимаю? Очень просто: каждый из руководителей, так или иначе, недоволен результатами проведенного утреннего собрания. Моя статья о том, [...]
  • В чем отличия между консультантом, би... Порой перед нами стоит задача, требующая решения, но мы сами не обладаем знаниями, навыками для ее решения. Требуется помощь. Но вопрос: кто действительно может помочь? Давайте разберем разницу между этими понятиями, чтобы в нужный момент правильно выбрать для себя и своего бизнеса специалиста. Консультант – это эксперт своего дела, своего направления. Он обладает знаниями, навыками [...]

Пока нет комментариев

Добавить комментарий

Подписка на новости

Ваш e-mail:

Delivered by FeedBurner